Responsável pelo repasse dos recursos para execução dos serviços públicos de saúde em todo o Estado, o Fundo Estadual de Saúde da Bahia (Fesba) está comemorando uma série de ganhos financeiros e de eficiência proporcionados pelo SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo Estadual.
Redução dos custos com consumo e armazenamento de papel, mais agilidade no trâmite e na avaliação de pleitos estão entre os benefícios contabilizados pela equipe da Diretoria de Convênios do Fesfba. “O SEI Bahia teve um impacto enorme sobre o nosso trabalho, devido ao grande volume de documentos que recebemos e que demandam arquivamento por longos períodos”, relata o diretor de Convênios Marcus Vinícius Santana.
A equipe da Diretoria atua na análise e elaboração, acompanhamento e prestação de contas de todos os convênios concernentes à Sesab. O trabalho envolve a análise de centenas de pleitos encaminhados por prefeituras e instituições filantrópicas visando, por exemplo, a reforma, construção e reparo de hospitais e outras unidades básicas de saúde.
No passado, estes e outros documentos tinham que ser entregues pessoalmente e armazenados nos arquivos da Secretaria de Saúde do Estado da Bahia (Sesab) em suporte físico. Com o início da implantação do SEI Bahia, os documentos em papel passaram a ser digitalizados pela equipe do protocolo para tramitação no sistema. Ainda assim, o grande volume de documentos recebidos e a necessidade de cumprir exigências legais de guarda dos originais por até 10 anos, criavam uma série de desafios para o órgão.
“Já recebemos aqui documentos de prestação de contas com cerca de 15 mil páginas, o que nos obrigava a disponibilizar mão-de-obra por muita horas só para viabilizar a digitalização”, conta Marcus Vinícius. A grande mudança veio com a adesão do módulo de peticionamento eletrônico do SEI Bahia, que permite a usuários externos ao Estado inserir documentos diretamente no sistema informatizado.
Recentemente, a funcionalidade, utilizada inicialmente apenas para facilitar o encaminhamento de pleitos, passou a ser disponibilizada também para permitir o envio virtual dos documentos de prestação de contas. “A mudança possibilitou que profissionais nossos que antes se ocupavam apenas da digitalização dos documentos fossem liberados para atuar como analistas de processos”, conta o diretor,
Até junho deste ano, a expectativa é de que todo o arquivo em papel da Diretoria de Convênios seja zerado, o que vai permitir eliminar despesas da ordem de R$ 14 mil por mês, necessárias para o armazenamento dos originais no Arquivo Central. Em paralelo, o tempo médio para avaliação dos documentos também foi reduzido. Para completar, o diretor Marcus Vinícius lembra que a administração estadual não é a única a se beneficiar com a iniciativa. “O SEI Bahia foi motivo de alegria para os municípios que não precisam mais se deslocar até Salvador para entregar seus documentos e agora fazem tudo virtualmente”, completa.
Foto: Divulgação/ Saeb
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