Abrir um negócio já é um grande desafio, mantê-lo é ainda maior. Quem inicia um negócio precisa, muitas vezes, se desdobrar para dar conta da organização e do gerenciamento. Em 2020, o Ministério da Economia registrou a abertura de 2,6 milhões de Micro e Pequenas Empresas (MPEs) – um salto de 12,6% em relação ao ano anterior. Segundo o Sebrae, mais de 60% das novas empresas fecham nos primeiros dois anos. No entanto, alguns aplicativos podem ajudar nessas tarefas, tornando-se um aliado indispensável para administrar da melhor forma possível o empreendimento.
A sócia da Youpper, empresa de consultoria em mídia, Samille Costa afirma que os aplicativos são executores essenciais quando o assunto é administrar o tempo do empreendedor, que exerce todas ou a maioria das funções de um negócio, garantindo a consistência e o planejamento das ações cotidianas. “Em um mundo onde os negócios e produtos são criados com mais agilidade e as pessoas conseguem tirar seus projetos do papel, a importância de hábitos e disciplinas que, repetidos diariamente, produzem efeitos a longo prazo é indispensável. Os aplicativos certos diferenciarão um novo empreendimento dentre o mar de opções disponíveis no mercado”, defende.
Para ela, quem ainda está se familiarizando com os aplicativos, precisa saber que as opções disponíveis podem representar os diferentes setores do negócio, considerando que a maioria dos profissionais autônomos exercem mais de duas ou três funções no empreendimento. “Os aplicativos unem habilidades que tornam o cotidiano de um empreendedor menos denso, pois permitem gerenciar o tempo, as crises e encontrar espaços de respiro para colocar novas ideias e soluções em prática”, completa.
Ponto de partida
Samille lembra que o próprio Google pode ser um bom ponto de partida, através de ferramentas como o Google Drive, por exemplo, que possibilita abrir documentos em word, planilhas, apresentações, fotos e vídeos organizados por projetos ou clientes, editáveis online com seu time e diretamente do celular de onde estiver, a praticidade necessária no dia a dia de qualquer empreendedor. “Já o Trello é um aplicativo pensado para o gerenciamento, além de conseguir gerenciar melhor o seu tempo com a organização das tarefas, oferece a possibilidade de controle e supervisão das demandas do seu time de forma bem dinâmica, ao longo do processo o usuário consegue mensurar quando cada atividade foi concluída ou se precisam de ajustes em seus prazos”, ensina.
Para ela, o empreendedor não precisa ser a pessoa mais criativa ou especialista em todas as áreas, mas sim, ter as ferramentas corretas e que se encaixa melhor em suas metodologias de trabalho. Para tanto, a sugestão da especialista é usar quatro aplicativos básicos para executar e construir o sonho de uma jornada de crescimento com resultados mais alinhados com o seu objetivo: o Canva – para criação da comunicação do negócio(Marketing digital), o Facebook Business Suíte – para programação das publicações em redes sociais, Organizze – para o gerenciamento das finanças, possibilita dividir as despesas pessoais das profissionais, gerir sua conta e do cartão de crédito como também, separa a conta empresarial da pessoal e o Trello para Gerenciamento e supervisão de tempo e tarefas. “Boa parte dos nossos projetos de vida, dependem unicamente de uma estrutura que nos ajude a dar os passos necessários, que no final das contas, são a soma do nosso trabalho e atitudes”, defende.
Novos hábitos
Além dos apps, Samille acredita ser fundamental desenvolver alguns hábitos como: enfrentar a procrastinação, validar os pontos críticos da organização, visualizar os caminhos possíveis e definir prazos. “Esses são hábitos de planejamento que podem ser avaliados uma vez por semana ao medir o progresso do seu objetivo. É comum vermos empresas ou pessoas iniciando muitos trabalhos ao mesmo tempo e finalizando poucos deles, o fluxo de trabalho é mais eficaz quando o organizamos em etapas de desenvolvimento”, complementa.
Ela lembra inda que o empreendedor precisa planejar, executar, realizar o acompanhamento semanal e corrigir o rumo sempre que necessário. “Durante a execução mantenha-se firme com o compromisso de finalizar primeiro o que é prioridade, defina um período para avaliar e atualizar o progresso das suas demandas. Com 10 minutos diários e as mudanças já serão significativas”, finaliza.
10 ferramentas para trabalhar melhor
Google Drive – possibilita que arquivos e documentos sejam armazenados em nuvem e oferece compartilhamento de arquivos para todo o time – que pode acessar de onde estiver e inclusive pelo celular.
Trello ou o Asana – são ferramentas que ajudam a gerenciar projetos, rotina e agenda do profissional e podem colaborar com a produtividade de quem está trabalho fora do escritório.
Hubspot – uma ferramenta de gestão de relacionamento (Customer Relationship Management – CRM) gratuita que gerencia e organiza os clientes, oferecendo diversas funcionalidades.
Bling – é um sistema de gestão empresarial (ERP) para micro e pequenas empresas. Tudo é feito de forma online: da contratação dos serviços até o atendimento por meio do SAC. Por meio de uma plataforma o empreendedor tem o controle total da gestão e controle financeiro do seu negócio – tudo isso em uma plataforma 100% online, que pode ser acessada de qualquer lugar. O sistema permite ainda organizar vendas, estoque, produtos, clientes, pedidos, além da emissão de notas fiscais eletrônicas, e a emissão de boletos bancários. Além disso, é integrado com SIGEP Web dos correios e com as maiores plataformas marketplaces do país.
ZeroPaper – O ZeroPaper é um aplicativo de controle financeiro simples, especialmente desenvolvido para Autônomos, Profissionais Liberais, MEI’s e Micro empresas. Ele permite analisar situações financeiras, além de apontar os caminhos para que você melhore sua gestão por meio de verificações orçamentárias. Dentre as tantas funcionalidades, o app oferece ao usuário a possibilidade de incluir fotos de comprovantes de pagamento, geolocalizados e associados a fornecedores.
GuiaBolso – Esse aplicativo tem uma enorme flexibilidade. Ele é ideal para quem costuma viajar a negócios ou precisa estar sempre se ausentando da empresa.
Office para iPad e tablets Android – Se você precisa produzir conteúdos de texto, apresentações e planilhas. Faça toda edição e a criação de novos documentos por esse aplicativo.
SurveyMonkey – O aplicativo da SurveyMonkey torna mais fácil: escrever e elaborar questionários e pesquisas em poucos minutos; enviar questionários para qualquer pessoa pela web, e-mail ou através das mídias sociais; monitorar respostas em tempo real; e transformar seus dados em insights práticos.
Controle de Vendas – Controle de Vendas é um aplicativo que tem como objetivo auxiliar você na hora de registrar os produtos vendidos. É possível criar um cadastro de clientes e vendas, receber notificações de cobranças, emitir relatórios completos e fazer backup dos dados.
Serasa Experian – É a solução ideal para empresas que precisam de agilidade, segurança e mobilidade na concessão de crédito e consulta no Serasa.
Foto: divulgação
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