O SEI Bahia, sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos do Estado, alcançou a marca de dois milhões de processos administrativos instaurados, no mês que completou três anos de funcionamento. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI Bahia) é um case de sucesso na administração estadual e está consolidado como importante ferramenta de transformação digital. O software possui 65 mil usuários e está presente em 72 órgãos.
Para comemorar o marco, a Secretaria da Administração (Saeb) realizou uma promoção, oferecendo uma bolsa de estudo integral, na Faculdade de Gestão Woli – FGW, cedida para o servidor que abrisse o processo número 2 milhões. A vencedora foi Sara Pereira Bastos Souza, lotada no protocolo do Detran. Ela ganhou o direito de fazer um curso superior completo na instituição de ensino.
O SEI Bahia começou a ser implantado no Estado em dezembro de 2017, com a missão de extinguir o uso de papel e acabar com circulação processos físicos nos órgãos, além de reduzir gastos públicos e conceder maior agilidade e segurança na tramitação processual.
Anteriormente, os processos administrativos do Estado eram em meio físico (papel), geravam gastos com papel ofício, impressão, postagem, combustível, armazenamento, dentre outros. Empresas especializadas em processo eletrônico estimam que o custo unitário com um processo físico é cerca de R$ 30,00.
Levando em consideração a estimativa mais conservadora (R$ 30,00 por processo), o Estado já economizou R$ 60 milhões com os dois milhões de processos que foram abertos no SEI Bahia, ao invés de usar meio físico.
Além da economia para os cofres públicos, os benefícios ambientais gerados pelo SEI Bahia são outro aspecto relevante. Os dois milhões de processos abertos no Sistema Eletrônico de Informações geraram 23,8 milhões de documentos. O uso do software digital poupou milhões de folhas de ofício, trazendo um ganho ambiental, além do econômico.
O Sistema Eletrônico de Informações também traz ganhos de eficiência e produtividade para a máquina pública. A tramitação dos processos é muito mais célere, rápida e ágil. Não se perde mais tempo transportando malotes. Com apenas um clique, o processo é remetido para um destinatário, que pode estar a milhares de quilômetros. Outra vantagem é a possibilidade que o sistema oferece de mais de uma pessoa atuar em um mesmo processo de forma simultânea, gerando um ganho de tempo relevante.
A portabilidade e o acesso remoto são outras características do SEI Bahia que conferem resultados de produtividade. A portabilidade permite que o sistema seja acessado de qualquer local, por intermédio da web. Já o acesso remoto possibilita que o software seja utilizado em equipamentos como microcomputadores, notebooks, tablets e até smartphones.
O secretário da Administração, Edelvino Góes, falou sobre as vantagens do Sistema Eletrônico da Informação para o Estado. “O SEI Bahia é um das ferramentas que compõe um projeto maior, o projeto estruturante de transformação digital do Estado. O sistema colocou a administração estadual em outro patamar no quesito da gestão de processos administrativos. Saímos do papel para a era digital, com todos os processos do Estado eletrônicos. Isso nos trouxe celeridade, segurança, maior transparência, redução de despesas, além do ganho ambiental relevante com a redução significativa do uso de papel. Vale ressaltar que o software foi adquirido sem custo pelo Estado e já gerou uma economia expressiva para o erário”, analisou.
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